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O assistente administrativo é o profissional de apoio aos gestores e setores das organizações e pode atuar como suporte geral ou funcional, a determinado setor. A função do assistente administrativo é fundamental para o funcionamento de organizações tanto do âmbito privado quanto do público. A rotina da maioria das organizações é bem agitada. As empresas de médio e grande porte possuem vários âmbitos responsáveis por diferentes áreas. Para organizar e colocar as atividades em dia são necessários escritórios e, principalmente, colabores qualificados para atender toda a demanda necessária de cada setor. Esses profissionais, são chamados de assistente administrativo. Eles têm uma grande importância para as empresas e, por isso, precisam estar capacitados. Os cursos online têm papel fundamental neste momento, pois irão ajudar você a adquirir conhecimentos e habilidades, para conseguir uma formação profissional ou até mesmo uma grande oportunidade, através de uma agência de empregos. Você está em busca de capacitação? Deseja ser um assistente administrativo e sair na frente e se destacar no mercado de trabalho? Acompanhe as 6 dicas que preparamos especialmente para você. Saiba como se tornar o melhor profissional da área e como o Curso Online Auxiliar de Escritório / Administrativo pode ajudar. 1. Responsabilidades do assistente administrativo Se você quer procurar por vagas de emprego para assumir a função de assistente administrativo em uma organização, primeiramente você precisa saber quais serão as suas responsabilidades. Você é responsável por organizar a rotina conturbada de vários setores da empresa, como: administrativo, financeiro ou contábil, recursos humanos, logística, marketing, executivo (onde estão os diretores, gerentes e supervisores), entre muitos outros, facilitando o trabalho de seus superiores. Dentre as funções e responsabilidades de um assistente, estão: Digitar relatórios, documentos, e-mails, atas de reuniões; Organizar os arquivos e documentos; Marcar e preparar a sala para reuniões; Preparar planilhas e apresentações; Realizar atendimento telefônico e anotar os recados; Fazer atendimento direto aos clientes; Elaborar orçamentos; Pagar contas e faturas; Controlar o fluxo de pessoas. Além dessas atividades, existem muitas outras. São responsabilidades muito grandes que, exigirão de você, habilidades e conhecimentos importantes para que tudo seja feito de forma otimizada e excelente, por isso fazer o Curso Online Assistente Administrativo irá te ajudar a desenvolver as competências necessárias para o cargo. Os cursos online com certificado são uma ótima escolha para você que busca por qualificação profissional ou vagas em uma agência de empregos. 2. Otimize os processos Como você terá que realizar muitas tarefas no seu dia a dia no cargo de assistente administrativo, para que o trabalho não acumule e você possa potenciar as suas atividades, melhorando os resultados, é necessário estar no mesmo ritmo da organização. Você sabia que a otimização de processos pode melhorar a rotina da empresa? Essa prática pode gerar uma maior produtividade, com menor custo e é muito importante para qualquer instituição. Mas, você também pode aplicar a gestão de processos às suas atividades diárias. O Business Process Management (Gerenciamento de Processos de Negócios), ou BPM, é um conjunto de práticas que vão melhorar justamente essa questão da otimização, focando em resultados. É muito utilizado pelas empresas, mas o conceito pode ser usado facilmente para aumentar o seu rendimento no local de trabalho, basta seguir os passos mostrados abaixo. Passo a passo para aplicar o Business Process Management Planejamento É a hora de reunir tudo que você tem disponível, para conhecer as metas e objetivos da empresa, alinhando o seu propósito ao da organização; Análise Aqui você irá observar todos os processos que estão em execução, para saber quais são, se existem falhas e se há melhorias a ser feitas. Modelagem Neste passo você irá mapear, desenhar, descrever, todas as atividades observadas no passo anterior, para assim melhorar o entendimento e o conhecimento sobre processos existentes no negócio; Execução Agora é a hora de colocar todos os passos anteriores, em prática. Aqui você também deve corrigir os erros e fazer melhorias. Monitoramento Como o próprio nome sugere, neste momento você deve acompanhar se aquilo que você executou no passo anterior, está realmente gerando resultados positivos, se ainda há algum erro ou melhorias à ser feitas. Desta forma você terá uma melhoria contínua de seus processos. A metodologia BPM vai trazer grandes vantagens para você, como a minimização de custos e aumento da lucratividade, economia de tempo (ajudando na diminuição de prazos), rapidez e eficiência para solucionar problemas, aumento da qualidade operacional, dentre outras. Por tanto, se manter atualizado, com a ajuda de cursos a distância, por exemplo, é muito importante, principalmente para você que procura, em agência de empregos ou outros meios, por uma oportunidade no mercado de trabalho. 3. Aprimore sua habilidade de escrita Anote essa dica, pois ela é muito importante para você que procura por vagas de emprego no cargo de assistente administrativo, pois a habilidade de escrita é essencial para desenvolver muitas das atividades exigidas para a função. Vivemos nos tempos das redes sociais, onde é usado várias gírias e abreviações. Um mundo com menos formalidades. Porém, na área profissional isso é bem diferente, pois a maneira como você irá escrever um relatório, um e-mail, uma apresentação de slides ou qualquer outro documento, pode diminuir a credibilidade ou dificultar o entendimento das pessoas. Em vista disso, muita atenção. Você terá que lidar com clientes, fornecedores, parceiros e até mesmo com empresários, por isso é essencial que você saiba redigir um texto de forma eficiente, clara, objetiva e formal. Hoje, muitas empresas buscam por profissionais que sabem se comunicar bem, tanto na escrita quanto na fala, por isso, acrescentam ao seu processo seletivo, provas de redação. Há cursos EAD que vão ajudar você a desenvolver práticas essenciais para aprimorar a escrita, como o Curso Online Assistente Administrativo e técnicas de redação. Outra dica importante para otimizar suas habilidades de escrita, é desenvolver o hábito de leitura. Ler trás grandes vantagens para a sua vida pessoal e profissional, dentre esses benefícios, estão: a estimulação da criatividade, aumento da capacidade de reflexão e argumentação, ampliação do vocabulário, crescimento da capacidade de relaxar (afinal você vai estar em um ambiente que muitas vezes trará um grande grau de estresse) e, principalmente, a otimização da escrita. Então, se você está procurando por vagas de emprego e quer sair na frente dos seus concorrentes, faça cursos online, estude e se dedique. 4. Saiba se comunicar no âmbito profissional Assim como ter uma boa redação, saber se comunicar é fundamental para qualquer profissional. Na função de assistente administrativo, muitas vezes, você terá que fazer o intermédio entre os seus superiores e o cliente. Se você não souber argumentar com clareza e objetividade, esse consumidor pode desistir de adquirir o seu produto ou serviço. Imagina o prejuízo? Como você também terá que atender e fazer ligações, aprimorar as habilidades de comunicação, também será importante para sua carreira e os cursos à distância, podem te ajudar nisso. Se você tem um currículo maravilhoso, mas não sabe se comunicar bem, sua oportunidade de conseguir o emprego desejado, pode descer por "água abaixo", afinal de contas, a comunicação é uma competência exigida por várias empresas. A capacidade de argumentar, interagir, convencer e negociar, faz parte dessa boa comunicabilidade e pode fazer você alcançar resultados positivos para a empresa. Mas é importante ficar atendo a alguns pontos: Como se comunicar melhor É importante saber falar bem, mas, mais importante ainda, é saber ouvir. Muitas vezes falamos demais, sem pensar se aquilo que estamos transmitindo é o que a pessoa está interessada em ouvir. "O sábio nunca diz tudo o que pensa, mas pensa sempre tudo o que diz" (Aristóteles). Cuidado com os "ruídos" Há vários fatores que podem comprometer o entendimento de uma mensagem, como o barulho, uso de gírias, de termos técnicos, entre outros. Tudo isso é chamado de "ruídos", aquilo que pode prejudicar a comunicação entre o emissor (emite a mensagem) e o receptor (recebe a mensagem). Evite esclarecimentos demais Explicar seus argumentos é importante, porém, nem todos possuem paciência para ficar escutando longas explicações. O motivo? Nós, seres humanos, temos a chamada "memória seletiva", ou seja, nosso cérebro absorve apenas aquilo que é interessante pra gente. Então, se você explica excessivamente algo, o seu ouvinte pode não sorver tudo aquilo que você quer transmitir. Seja claro e objetivo. Tenha certeza do que transmite Quando se comunica algo no meio profissional é importante ter certeza do que está dizendo, portanto, evite os termos "eu acho", "eu acredito", entre outros. Preste atenção na linguagem corporal Gesticular demais, não ter postura e não manter contato visual, pode desestimular o ouvinte ou fazer com que ele perca o foco no que você está dizendo. Use expressões que o convença sobre os seus argumentos. Existem cursos EAD que podem melhorar a sua habilidade de oratória, então é uma ótima oportunidade para você começar aumentar as suas competências, integrando ainda mais conhecimento ao curso de assistente administrativo. 5. Tenha excelência no atendimento Clientes são exigentes e querem sempre ser atendidos com eficiência e rapidez. Para que isso aconteça, você que pretende trabalhar como assistente administrativo, precisa aumentar os seus conhecimentos e habilidades de atendimento. Para alcançar a excelência, você pode realizar cursos online com certificado que vão te ajudar nessa otimização, além disso, acompanhar dicas para alcançar a excelência no atendimento ao público e ao cliente também irá desenvolver suas técnicas. Um bom atendimento, pode fazer o seu consumidor se tornar fiel à marca ou a empresa, sempre indicando os seus produtos ou serviços para as pessoas de seu convívio. O mal atendimento, também irá gerar uma repercussão, mas bem maior e mais negativa. Já ouviu a frase: "notícias ruins correm rápido"? Por isso é importante adotar técnicas que irão otimizar essa recepção ao seu público. Isso não serve só para os clientes, mas para o atendimento aos fornecedores, parceiros e demais envolvidos com a empresa, também. No livro "Nos Bastidores da Disney", o autor Thomas K. Connellan, nos mostra como o cliente deve ser a prioridade da empresa. Mostrando ainda, qual é a importância de ser feito um atendimento de excelência. A Disney é uma organização em que se vende sonhos, muito mais do que produtos ou serviços. Todo esse sucesso de mercado, se deve há vários fatores, mas principalmente à capacidade desta empresa em atender os seus consumidores de forma eficiente. Seus colaboradores são treinados para prestar o melhor serviço do mundo, de forma eficaz e excelente. Eles são ótimos exemplos em que você pode se inspirar. Além disso, o Curso Online Excelência no Atendimento ao Público não é bom só para quem quer ser um assistente administrativo, mas sim para todos os empregos onde terá que ser feito contato com os clientes. 6. Faça cursos para aumentar suas habilidades Saber mais, adquirir mais conhecimentos, obter e aprimorar as habilidades é sempre importante para qualquer pessoa, seja na vida pessoal ou profissional. Além do curso de assistente administrativo, você pode fazer muitos outros cursos à distância que estejam ligados a área, de forma direta ou indireta, e que possa agregar ainda mais valor aos seus conhecimentos e habilidades. Separamos alguns cursos que vão ser excelentes para sua carreira. Oratória Os cursos EAD que desenvolvem as habilidades de oratória, vão te trazer grandes vantagens. No Curso Online Oratória você terá a chance de aprimorar suas habilidades de interlocução. No curso você terá acesso a técnicas e conceitos para otimizar a prática de oratória, como: utilizar as expressões corporais de forma adequada, qual a melhor entonação para transmitir a sua mensagem e muito mais. É uma ótima oportunidade para você que quer aprimorar a comunicação. Além disso, vai te ajudar a encontrar bons empregos e exercer as funções de assistente administrativo. Como falar em público O Curso Online Como Falar em Público é uma outra oportunidade para melhorar as suas práticas de comunicação. Neste curso, além das técnicas de oratória, você vai saber como controlar o nervosismo, superar o medo e lidar com eventualidades no momento de transmitir a mensagem ao seu público. Você ainda vai saber como ser confiante e desenvolver a capacidade de liderança. Pacote Office Este curso é muito importante para você que quer ser um assistente administrativo e procura por empregos para exercer a função. Pois a maiorias das empresas exigem o domínio dos softwares do Pacote Office, pois os aplicativos são muito utilizados em várias funções, como: na criação de planilhas, documentos, apresentações, armazenamento de dados e muito mais. No Curso Online Pacote Office você aprenderá manusear as principais ferramentas do pacote: o Word (ferramenta utilizada para criação de textos), o Excel (utilizado para criação de planilhas de cálculo), o PowerPoint (para criação de apresentações gráficas), o Access (usado para armazenar banco de dados) e o Outlook (para serviços de e-mail). Inglês Aprender a língua inglesa se tornou essencial para muitos profissionais da atualidade. A comunicação com outros países estão se estendendo cada vez mais, por causa da expansão do comércio internacional e do processo de globalização. O Curso Online Inglês Básico trará grandes vantagens para sua carreira, principalmente se você está buscando por uma oportunidade de emprego. Mas, não é importante estudar só o inglês. Existem outros cursos online com certificado para você se qualificar em vários idiomas, por isso, fique atento as dicas de curso nesta área. Você pode sair na frente dos concorrentes, basta estudar e se dedicar. Marketing Pessoal Com o Curso Online Marketing Pessoal você saberá como "vender" a própria imagem. Com este curso você aprenderá a alavancar a sua carreira, com estudo de estratégias e metas para promover a si mesmo. Uma frase muito famosa no marketing, "quem não é visto, não é lembrado", descreve perfeitamente a ideia da promoção pessoal. Então, se você está em busca de destaque no mercado, este e muitos outros cursos online vão te ajudar a otimizar ainda mais suas habilidades para alcançar o sucesso. Comunicação Escrita Outro curso que pode ser fundamental para sua carreira, é o Curso Online Comunicação Escrita e Revisão Gramatical. Você terá acesso a técnicas de redação, interpretação textual e a várias regras do português, além de desenvolver a capacidade de criar redações e revisá-las. Como uma das funções de um assistente administrativo é justamente criar e digitar relatórios, documentos e e-mails, esse curso se torna favorável para o seu currículo. Perguntas frequentes sobre o cargo de assistente administrativo O que faz um assistente administrativo? Entre as funções mais comuns desse cargo estão o controle e arquivo de documentos; atendimento pessoal e telefônico; elaboração de atas; criação de relatórios e planilhas; agendamento e organizações de reuniões e outros. O que faz um assistente administrativo financeiro? Quando direcionado ao setor financeiro, o assistente tem como função o controle bancário, lançamentos de cheques, investimentos e cobranças, cuidar do fluxo de caixa e de contas a pagar a receber. Quanto ganha um assistente administrativo? O piso salarial deste cargo é bem variável, pois o profissional pode atuar como assistente administrativo de diretoria ou como assistente administrativo bilíngue. Além disso, há o plano de cargos e salários, que tem cargos como assistente I, II e III. Outro fator relevante é o nível de escolaridade. Qual a formação exigida para o cargo de assistente administrativo? É essencial que o assistente administrativo tenha conhecimentos sólidos em informática, internet, pacote Office, língua portuguesa e escrita formal, inglês (dependendo da empresa será exigido nível fluente). Além disso, algumas empresas dão preferência a quem tenha certificado de curso de assistente administrativo. 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